Minder stress en meer doen met de GTD methode
Een productiviteitsexpert spreekt in een kerk. Dit zou het begin kunnen zijn van een grap, maar is het allerminst. In de Westerkerk in Amsterdam was dit gisterenavond de realiteit en genoot een publiek van ruim 700 jonge professionals van de wijsheid van David Allen.
Het GTD systeem van David Allen
Wie Allen een beetje kent, denkt waarschijnlijk aan tijdsmanagement, productiviteit en opbergsystemen. Echter is er veel meer tot zijn systeem dan simpel praktische tips voor het dagelijks leven. Het is waar dat hij vele adviezen geeft in zijn systeem GTD (Getting Things Done). Deze kunnen direct geïmplementeerd worden in het drukke leven dat iedereen leidt. In de kern van zijn systeem geeft hij aan dat “het brein geschikt is voor het opkomen met ideeën, niet om ze op te slaan”. Hierin kan ik me absoluut vinden.
Ondanks dat de materie serieus is, weet David het luchtig te brengen. Hij is een energieke man, die op een redelijk informele manier het publiek toespreekt en daarmee zeker een connectie maakt vanaf het eerste moment. Zijn systeem bestaat uit vijf stappen:
- Capture – verzamel alles wat je aandacht trekt
- Clarify –pak alles wat je hebt verzameld en bepaal wat het is en of het actie vereist
- Organize – stop dingen waar ze horen, in logische categorieën
- Reflect – kijk over het geheel en bepaal wat de volgende actie zal zijn
- Engage – neem de acties die nodig zijn
De Mind Sweep
Tussendoor laat hij ons een oefening doen die de Mind Sweep heet. Hierbij schrijf je alles op wat je in je hoofd hebt zitten op het moment, projecten die je moet doen, mensen die je moet bellen, reparaties te verrichten etc. Ik spreek uiteraard voor mijzelf, maar ik kan je garanderen dat er veel mensen waren die net als ik na deze ‘Brein Schoonmaak’ zich een stuk lichter voelden.
Het overkoepelende doel dat in GTD zit is een geest als water, een begrip uit de oosterse filosofie. Door volledig ‘leeg’ te zijn, is het mogelijk om echt aanwezig te zijn in het moment en dus met volle focus op wat je doet. Dit in tegenstelling tot het doen van dingen op automatische piloot. Fantastisch dat hij dit concept weet te verweven in zijn systeem.
Prioriteiten stellen
Aangekomen bij het Q&A gedeelte vraag ik hem of hij kan uitweiden over prioriteiten stellen in zijn systeem. David legt uit dat hij een 6 niveaus tellende wijze heeft van dingen beslissen. Het begint helemaal bovenaan bij niveau 6 met je doel in het leven en eindigt bij niveau 1, de dingen zijn die je dagelijks tegenkomt. Het komt erop neer dat als je alle niveaus helder hebt voor jezelf, dan kun je op je gevoel afgaan en dat zal je dan leiden.
Deze avond wekte mijn interesse om meer te weten over David Allen en het GTD systeem. Dus heb ik hem uitgenodigd voor een uitgebreid interview. Benieuwd naar wat hij te vertellen had? Check hier het interview!
Een overvolle agenda, takenlijstjes, spoedjes: het leidt tot stressvolle situaties. Soms heb je als Young Professional het gevoel dat je geleefd wordt. Daarom bieden wij de workshop Moonwalk through life aan. Time-management kun je namelijk leren! Ben jij Young Professional en is dit iets voor jou en je team? Of ben jij (HR)-manager en denk je dat jouw medewerkers hierbij gebaat zijn?
